1. Thời hạn của văn bản công chứng, chứng thực là bao lâu?
1.1 Thời hạn của văn bản công chứng là bao lâu?
Theo quy định tại Điều 5 Luật Công chứng 2014 về giá trị pháp lý của văn bản công chứng thì:
1. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
2. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
3. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
4. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Luật Công chứng 2014 không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng mà chỉ nêu thời điểm bắt đầu có hiệu lực của văn bản công chứng. Việc văn bản công chứng có thời hạn bao lâu phụ thuộc vào thoả thuận của các bên trong nội dung văn bản hoặc có thể hiểu là vô thời hạn khi các bên không có thoả thuận khác, pháp luật không có quy định khác.
Hiện nay một số loại văn bản công chứng có thời hạn nhất định gồm:
- Hợp đồng uỷ quyền: Hiệu lực theo thoả thuận của các bên. Nếu không có thoả thuận và pháp luật cũng không có quy định thì hiệu lực của hợp đồng uỷ quyền là 01 năm (theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015).
- Hợp đồng thuê nhà: Thời hạn hợp đồng thuê nhà theo thoả thuận của các bên…
1.2 Thời hạn của văn bản chứng thực là bao lâu?
Tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế thì bản sao được chứng thực có thể chia thành 02 loại:
- Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô... có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
- Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (06 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (06 tháng), Căn cước công dân (ghi thời gian còn lại)... thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý.
2. Nhiều đơn vị, cơ quan yêu cầu giấy tờ công chứng, chứng thực có thời hạn 06 tháng có đúng?
Bạn Huy làm hồ sơ xin việc và được công ty yêu cầu phải nộp các giấy tờ tùy thân có công chứng, chứng thực trong thời hạn 06 tháng. Những giấy tờ quá thời hạn đó thì công ty không chịu nhận.
Như đã phân tích ở trên thì pháp luật hiện hành không có quy định việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được công chứng, chứng thực. Đối với văn bản công chứng thì phụ thuộc vào thoả thuận của các bên trong nội dung văn bản hoặc có thể hiểu là vô thời hạn khi các bên không có thoả thuận khác. Đối với văn bản chứng thực thì bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý.
Nhưng thông thường với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất..., cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 06 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực.
Do chưa có quy định chung cụ thể nên việc yêu cầu về thời hạn của văn bản công chứng cũng thường do chính người có thẩm quyền giải quyết thủ tục tại các cơ quan hành chính hay các đơn vị khác đặt ra, ở đây là công ty bạn Huy.
Do đó, việc văn phòng công chứng, hoăc đơn vị khác yêu cầu các loại giấy tờ trên hiệu lực trong vòng 06 tháng là không sai so với pháp luật hiện hành. Việc yêu cầu giấy tờ công chứng, chứng thực có thời hạn 06 tháng với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực.
