1. Chứng từ điện tử là gì?
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính (gọi tắt là “chứng từ điện tử”) là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử khi thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; bao gồm chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các loại thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
2. Điều kiện chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy;
- Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định tại (ii) mục 3 dưới đây.
* Lưu ý: Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
(Khoản 2 và khoản 3 Điều 6 Nghị định 165/2018/NĐ-CP)
3. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử
Theo Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được quy định như sau:
- Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành.
Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử.
- Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:
(i) Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
(ii) Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống;
Ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử;
Đồng thời áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử:
+ Xác thực bằng chứng thư số,
+ Xác thực bằng sinh trắc học,
+ Xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.
(iii) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.
4. Phương thức chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử
Phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử được quy định như sau:
- Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc
- Nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.
(Khoản 1 Điều 6 Nghị định 165/2018/NĐ-CP)
