a. Quy định của pháp luật về xử phạt khi chứng từ kế toán của công ty cổ phần không có đầy đủ nội dung
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán, các hành vi bị xử phạt sẽ tương ứng với các mức phạt cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng cho một trong các hành vi sau đây:
+ Sử dụng mẫu chứng từ kế toán không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.
+ Tẩy xóa hoặc sửa chữa chứng từ kế toán.
+ Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc mực phai màu.
+ Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
+ Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho một trong các hành vi sau đây:
+ Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của từng loại chứng từ kế toán.
+ Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
+ Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền.
+ Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
+ Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
+ Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định.
+ Để hư hỏng hoặc mất mát tài liệu và chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
Theo quy định của khoản 2 Điều 6 trong Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được điều chỉnh bởi khoản 2 Điều 5 của Nghị định 102/2021/NĐ-CP), mức phạt tiền áp dụng đối với cá nhân vi phạm đã được xác định cụ thể. Tuy nhiên, đối với các tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền sẽ là gấp đôi so với mức phạt đối với cá nhân. Nếu mẫu chứng từ kế toán của công ty cổ phần không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chủ yếu theo quy định, cá nhân vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính trong khoảng từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Trong khi đó, tổ chức sẽ phải đối mặt với mức phạt cao hơn, từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Ngoài việc bị xử phạt hành chính, các tổ chức vi phạm cũng sẽ phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả. Điều này bao gồm việc bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ trong chứng từ kế toán để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và tránh vi phạm trong tương lai.
Qua đó, việc thiết lập các quy tắc rõ ràng và việc thực thi chặt chẽ các quy định này không chỉ tăng cường sự chắc chắn trong quản lý kế toán mà còn đưa ra thông điệp mạnh mẽ về sự chấp hành luật lệ trong lĩnh vực kế toán và tài chính.
b. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với chứng từ kế toán của công ty cổ phần không đầy đủ nội dung
Theo Điều 3 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP, việc quy định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập đã mang lại sự minh bạch và rõ ràng hơn trong việc đánh giá và trừng phạt các vi phạm liên quan đến các hoạt động kế toán của các doanh nghiệp. Thực hiện quy định này đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng và độ chính xác của dữ liệu tài chính, đồng thời tăng cường sự tin cậy và minh bạch trong quản lý kế toán của các công ty.
Theo quy định cụ thể, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 2 năm, trong khi đối với lĩnh vực kiểm toán độc lập là 1 năm. Điều này đề xuất một chuẩn mực rõ ràng và công bằng đối với các doanh nghiệp, đảm bảo rằng việc xử phạt sẽ được thực hiện một cách đúng đắn và đồng nhất trên thị trường.
Trong trường hợp cụ thể của công ty cổ phần, nếu mẫu chứng từ kế toán không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính sẽ kéo dài đến 02 năm. Điều này là một cảnh báo đối với các doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc duy trì hồ sơ kế toán chính xác và đầy đủ, giúp họ tránh được các hậu quả tiêu cực và duy trì uy tín trong ngành kinh doanh của mình.
Như vậy, việc tuân thủ và áp dụng đúng các quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính không chỉ là trách nhiệm của các doanh nghiệp mà còn là yếu tố quan trọng giúp xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch và công bằng cho tất cả các bên liên quan.
c. Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán
Theo Điều 16 của Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải mang đầy đủ những thông tin quan trọng sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán cần được định danh một cách rõ ràng bằng tên và số hiệu để dễ dàng nhận biết và tra cứu.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: Thời điểm lập chứng từ là thông tin quan trọng để xác định thời điểm các sự kiện kinh tế và tài chính xảy ra.
- Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: Điều này giúp xác định nguồn gốc và người chịu trách nhiệm lập chứng từ.
- Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: Thông tin về người hoặc đơn vị nhận chứng từ, liên quan đến quá trình ghi nhận và kiểm tra chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Mô tả chi tiết về các giao dịch, sự kiện, hoạt động kinh doanh có liên quan đến chứng từ.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Thông tin này quan trọng để xác định giá trị tài sản và khoản nợ của doanh nghiệp.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: Điều này đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình ghi nhận và xử lý chứng từ.
Ngoài các nội dung chủ yếu này, chứng từ kế toán cũng có thể bổ sung các thông tin khác tùy theo loại chứng từ cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin ghi nhận trong chứng từ là đầy đủ, chính xác và phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp. Như vậy, theo Điều 16 của Luật Kế toán 2015, nội dung chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong quá trình ghi nhận và kiểm tra thông tin tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán phải bao gồm các thông tin quan trọng như tên và số hiệu chứng từ, ngày lập, thông tin về người lập và người nhận chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính, số lượng, đơn giá và số tiền ghi bằng số và bằng chữ, cùng với chữ ký và tên của những người liên quan.
Sự tuân thủ đầy đủ và chính xác về nội dung chứng từ kế toán không chỉ là một nhiệm vụ pháp lý mà còn là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, trung thực và đáng tin cậy trong quản lý tài chính và kế toán của mọi doanh nghiệp. Điều này có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng thông tin tài chính được ghi nhận và báo cáo đúng cách, và làm tăng sự tin tưởng của các bên liên quan, bao gồm cổ đông, ngân hàng, cơ quan quản lý và công chúng, đối với tình hình tài chính của doanh nghiệp.