Căn cứ khoản 1 Điều 13 Thông tư liên tịch 02/2021/TTLT-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP quy định về việc tổ chức họp trước khi xét giảm thời hạn chấp hành án phạt tù như sau:
Lập hồ sơ, danh sách đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù
1. Trước thời điểm xét giảm quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư liên tịch này, ít nhất là 20 ngày, các trại giam, trại tạm giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện bố trí cho cán bộ quản giáo tổ chức họp đội (tổ) phạm nhân để bình xét, giới thiệu, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù cho những người có đủ điều kiện và biểu quyết bằng hình thức giơ tay. Cuộc họp phải được lập biên bản, có chữ ký của cán bộ quản giáo và phạm nhân ghi biên bản. Trên cơ sở kết quả họp đội phạm nhân, cán bộ quản giáo lập danh sách và đề xuất mức giảm cho từng phạm nhân báo cáo tại cuộc họp xét, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù của phân trại (đối với trại giam có từ 02 phân trại trở lên).
Trường hợp cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có ít phạm nhân thì cán bộ quản giáo không tổ chức họp mà kiểm tra, rà soát, lập danh sách phạm nhân có đủ điều kiện xét giảm thời hạn chấp hành án phạt tù, báo cáo tại cuộc họp xét, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù của cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện.
...
Theo đó, trước thời điểm xét giảm thời hạn chấp hành án phạt tù it nhất là 20 ngày, các trại giam, trại tạm giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện bố trí cho cán bộ quản giáo tổ chức họp đội (tổ) phạm nhân để bình xét, giới thiệu, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù cho những người có đủ điều kiện và biểu quyết bằng hình thức giơ tay.
Cuộc họp phải được lập biên bản, có chữ ký của cán bộ quản giáo và phạm nhân ghi biên bản. Trên cơ sở kết quả họp đội phạm nhân, cán bộ quản giáo lập danh sách và đề xuất mức giảm cho từng phạm nhân báo cáo tại cuộc họp xét, đề nghị giảm thời hạn chấp hành án phạt tù của phân trại (đối với trại giam có từ 02 phân trại trở lên).
